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Poltique de confidentialité

Politique relative aux données à caractère personnel des clients / contacts du CRTL Occitanie

1.  Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cas de notre activité nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

  • le « responsable du traitement » : CRTL Occitanie ;
  • le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du CRTL Occitanie ;
  • les « personnes concernées » : désigne les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement, qualifiées de « prospects », de « contacts », de « partenaires » du CRTL Occitanie ;
  • les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part du CRTL Occitanie. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés du CRTL Occitanie que des organismes extérieurs (partenaires, exposants, intervenants, etc.).

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

2.  Objet

Pour satisfaire à son bon fonctionnement, le CRTL Occitanie est tenu de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs aux prospects et contacts.

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle le CRTL Occitanie est tenu en application du RGPD (article 12) et de formaliser les droits et les obligations de ses prospects et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

3.  Portée

La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux prospects et aux contacts du CRTL Occitanie.

Le CRTL Occitanie met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Ceci étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont le CRTL Occitanie est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées par le CRTL Occitanie (traitement dit « sauvages » ou shadow IT).

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par le CRTL Occitanie ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par le CRTL Occitanie.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre le CRTL Occitanie et les prospects et contacts.

4.  Principes généraux et collecte des données

Aucun traitement n’est mis en œuvre au sein du CRTL Occitanie concernant des données de prospects et de contacts s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé ci-dessous les cas d’usage des données par le CRTL Occitanie :

Jeux & concours

Toute démarche ludique destinée ou non à faire gagner un gain aux prospects du CRTL Occitanie. Ils peuvent être réalisés on line ou off line, directement par le CRTL Occitanie ou indirectement par ses partenaires. Généralement les données collectées sont celles nécessaires à l’identification des participants et à l’attribution des gains ou des lots.

Push media

Toutes démarches de nature promotionnelle et commerciale et de suivi commercial.
Prospection, généralement par courrier électronique, SMS, téléphone, etc.

Évènements

Manifestations physiques organisées par le CRTL Occitanie, auxquelles le CRTL Occitanie participe, ou qu’il sponsorise.
Les données sont généralement collectées en amont de l’évènement lui-même (jeu concours, etc.), lors de l’inscription à l’évènement directement ou via un partenaire, ou lors de l’évènement lui-même (bulletin, questionnaire, carte de visite, applications mobiles dédiées, …).

Médias sociaux

Toutes opérations de social selling. Elles regroupent notamment le recueil de données liées à des inscriptions, posts, likes, reply et forwards, commentaires, avis, etc.

Cookies

Nous utilisons différents cookies sur le site pour améliorer l’interactivité du site et nos services. Un "cookie" est une suite d'informations, généralement de petite taille et identifié par un nom, qui peut être transmis à votre navigateur par un site web sur lequel vous vous connectez. Votre navigateur web le conservera pendant une certaine durée, et le renverra au serveur web chaque fois que vous vous y re-connecterez. Les cookies ont de multiples usages : ils peuvent servir à mémoriser votre identifiant client auprès d'un site marchand, le contenu courant de votre panier d'achat, un identifiant permettant de tracer votre navigation pour des finalités statistiques ou publicitaires, etc.

Voir également le paragraphe dédié aux cookies sur la page des mentions légales.

Relations du CRTL Occitanie avec ses partenaires

L’annuaire de contacts du CRTL Occitanie fait référence à l’ensemble de ses partenaires personnes morales et mentionne expressément un ou plusieurs interlocuteurs personnes physiques.
Cette liste se veut aussi exhaustive que possible, tout nouveau cas d’usage, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des prospects et contacts par une modification de la présente politique.

5.  Types de données collectées

Données non techniques (selon les cas d’usage)

  • Identité et identification (nom, prénom, pseudo)
  • Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone)
  • Photo lorsque vous nous accordez ce droit
  • Informations professionnelles lorsque c’est nécessaire (coordonnées professionnelles, intitulé du poste occupé)
  • Centres d’intérêt (loisirs, nature, patrimoine, sport, etc.).
     

Données techniques (selon les cas d’usage)

  • Données d’identification (adresse IP)
  • Données de connexion (logs et token notamment)
  • Données d’acceptation (clic)
  • Données de localisation

6.  Origines des données

Les données relatives à nos prospects et contacts peuvent être collectées directement auprès d’eux (collecte directe).

La collecte peut aussi être réalisée de façon indirecte via des entreprises spécialisées ou via les partenaires et fournisseurs du CRTL Occitanie. Dans ce cas, le CRTL Occitanie prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées.

7.  Finalités et bases légales

Selon les cas, le CRTL Occitanie traite vos données pour les finalités suivantes :

  • gestion de la relation entretenue avec les partenaires ;
  • gestion de la relation prospects (GRP) ;
  • community management ;
  • organisation d’évènements et de jeux-concours ;
  • annuaire des différents partenaires ;
  • gestion des signalements de comportements contraires aux présentes ;
  • gestion des opt-in et des newsletters ;
  • amélioration des services et enquête de satisfaction ;
  • analyse comportementale et ciblage ;
  • ciblage publicitaire et segmentation ;
  • acquisition d’audience ;
  • modération de commentaires sur les réseaux sociaux ;
  • retargeting des internautes grâce à la mise en œuvre de cookies ;
  • statistiques.

Ces finalités reposent sur l’intérêt légitime du CRTL Occitanie de disposer de données concernant ses utilisateurs et ses prospects.

Lorsque c’est nécessaire, le CRTL Occitanie recueille le consentement des personnes concernées (par exemple : newsletter).

8.  Destinataires des données – Habilitation & traçabilité

Le CRTL Occitanie s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

Destinataires internes

  • le personnel habilité des services chargés de gérer la relation client et prospects et la prospection par voie de newsletters tels que notamment les services marketing, communication, ressources, informations, informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
  • le personnel habilité des services chargés du contrôle (services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ;

Destinataires externes

  • les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels ;
  • l'organisme en charge de la gestion de la liste d'opposition au démarchage téléphonique ;
  • le personnel habilité des sous-traitants.


Les destinataires des données à caractère personnel des prospects et contacts au sein du CRTL Occitanie sont soumis à une obligation de confidentialité.

Le CRTL Occitanie décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel des prospects et contacts font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, le CRTL Occitanie n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

9.  Durée de conservation

La durée de conservation des données est définie par le CRTL Occitanie au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur lui et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Données relatives aux interlocuteurs auprès des partenaires

Pendant toute la durée des relations contractuelles entre le CRTL Occitanie et son partenaire, les données relatives à un interlocuteur étant supprimées si l’interlocuteur en question ne fait plus partie de la structure du partenaire.

Données relatives aux contacts et prospects

3 ans à compter de leur collecte par le CRTL Occitanie ou du dernier contact émanant du prospect / du contact, lequel se matérialise par le dernier clic réalisé par lui ou par l’ouverture d’un courrier électronique adressé par le CRTL Occitanie.

Données techniques

26 mois à compter de leur collecte

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux prospects et contacts que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que le CRTL Occitanie n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

10. Droit de confirmation et droit d’accès

Les prospects et contacts disposent d’un droit de demander au CRTL Occitanie la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.

Les prospects et contacts disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

  • la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
  • la demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : CRTL OCCITANIE - 64, rue Alcyone - CS 79507 - 34960 Montpellier Cedex 2 ou à l’adresse e-mail rgpd@crtoccitanie.fr

Les prospects et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès du CRTL Occitanie. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, le CRTL Occitanie pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les prospects et contacts.

Si les prospects et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Les prospects et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

11. Mise à jour – Actualisation et rectification

Le CRTL Occitanie satisfait aux demandes de mise à jour :

  • automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ;
  • sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.

12. Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement des prospects et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

En dehors de cette situation, les prospects et contacts pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

  • les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
  • lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
  • la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le CRTL Occitanie et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
  • la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
  • les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les prospects et contacts sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une personne autre que vous.

13. Droit à la limitation

Les prospects et contacts sont informés de ce que droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par le CRTL Occitanie est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution de ses prestations.

14. Droit à la portabilité

Le CRTL Occitanie fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiqués par les prospects et contacts eux même, sur des services en ligne proposés par le CRTL Occitanie lui-même et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

15. Décision individuelle automatisée

Le CRTL Occitanie ne procède pas à des décisions individuelles automatisées (décisions prises à l’égard d’une personne, par le biais d’algorithmes appliqués à ses données personnelles, sans qu’aucun être humain n’intervienne dans le processus).

16. Droit post mortem

Les prospects et contacts sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem.

La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique par courrier postal à l’adresse suivante : CRTL OCCITANIE - 64, rue Alcyone - CS 79507 - 34960 Montpellier Cedex 2 accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé ou à l’adresse rgpd@crtoccitanie.fr

17. Caractère facultatif ou obligatoire des réponses

Les prospects et contacts sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, le CRTL Occitanie explique aux prospects et contacts les conséquences d’une absence de réponse.

18. Droit d’usage

Le CRTL Occitanie se voit conférer par les prospects et contacts un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse du CRTL Occitanie, autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive du CRTL Occitanie (analyse d’usage, statistiques, etc.).

19. Sous-traitance

Le CRTL Occitanie informe ses prospects et contacts qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, le CRTL Occitanie s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

Le CRTL Occitanie s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’à lui-même. De plus, le CRTL Occitanie se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

20. Sécurité

Il appartient au CRTL Occitanie de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

  • gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
  • mesures de sauvegarde interne ;
  • processus d’identification ;
  • conduite d’audits de sécurité ;
  • l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information ;
  • l’adoption de plans de continuité / de reprise d’activité ;
  • l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.

21. Violation des données

En cas de violation de données à caractère personnel, le CRTL Occitanie s’engage à en notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les prospects et contacts et que les données n’ont pas été protégées, le CRTL Occitanie :

en avisera les prospects et contacts concernés ;

communiquera aux prospects et contacts concernés les informations et recommandations nécessaires.

22. Délégué à la protection des données / Référent RGPD

En cas de nouveau traitement de données à caractère personnel, le CRTL Occitanie saisira préalablement le délégué à la protection des données.

Si les prospects et contacts souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur sera possible de saisir le délégué à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.

En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les prospects et contacts pourront saisir le délégué à la protection des données désigné.

23. Registre des traitements

Le CRTL Occitanie, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par le CRTL Occitanie en tant que responsable du traitement.

Le CRTL Occitanie s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

24. Droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil

Les prospects et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si ces derniers estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22

25. Évolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des prospects et contacts par tout moyen défini par le CRTL Occitanie, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

26. Pour plus d'informations

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter les services suivants : rgpd@crtoccitanie.fr

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil : www.cnil.fr